De acht bouwstenen van een innovatieve arbeidsorganisatie (IAO)

Sociale economiebedrijven zijn soms nog vrij klassiek georganiseerd. In een snel veranderende wereld loont het nochtans de moeite om te kiezen voor een innovatieve arbeidsorganisatie (IAO).

In 2014-2015 organiseerde socialeeconomie.be, in opdracht van de Vlaamse minister van sociale economie, een traject waarbij een heel aantal sociale economie ondernemingen werden ondergedompeld in innovatieve arbeidsorganisatie. Op deze pagina kan je inspiratie opdoen aan de hand van een aantal resultaten van deze trajecten.

Veranderen gaat altijd gepaard met onzekerheid. De Flanders Synergy roadmap helpt je om een klassiek georganiseerde organisatie stap voor stap om te turnen tot een procesgerichte teamorganisatie. De roadmap is geen gedetailleerd recept (een verandertraject is altijd maatwerk), maar geeft wel de richting aan.  

Elke organisatie bestaat uit acht bouwstenen, met groene en blauwe bouwstenen:

-Groene bouwstenen zijn sociale, waardengedreven elementen die inspireren, energie opwekken en een grote invloed hebben op de betrokkenheid van werknemers (en externen). Organisaties die afhankelijk zijn van wendbaarheid en creativiteit leggen hier spontaan meer nadruk op.

-Blauwe bouwstenen zijn de technische, rationele, vaak berekenbare elementen die een organisatie bepalen. Organisaties die op efficiëntie gericht zijn zetten hier van nature sterker op in.

Het is belangrijk om een goed evenwicht te vinden tussen de verschillende bouwstenen én te beseffen dat elke verandering in één bouwsteen ook gevolgen heeft voor de andere bouwstenen.

1. Visie (groene bouwsteen)

Onderzoek heeft overtuigend aangetoond dat arbeidsmotivatie sterk afhankelijk is van het gevoel betekenisvol werk te hebben. Een visie:

  • is de impact die een organisatie wil hebben op de wereld
  • geeft medewerkers redenen die het de moeite waard maken om voor de organisatie te werken

To do: een sterke visie geeft een antwoord op de vraag ‘voor wie of wat maakt ons werk een verschil?’

 

 

   

 

 

2. Processen (blauwe bouwsteen)

‘Processen’ zijn de activiteiten die een organisatie gedaan wil krijgen. Processen bestaan op twee niveaus:

  • Primaire (uitvoerende) processen zijn de ketens van activiteiten die waarde toevoegen aan het eindproduct/dienst
  • Secundaire (regelende) processen zijn activiteiten die noodzakelijk zijn om het primair werk te kunnen uitvoeren. Het gaat daarbij om coördinerende (bv. prioriteiten stellen, communicatie), voorbereidende (bv. planning, aankoop) en ondersteunende activiteiten (bv. kwaliteit, IT, HR).

To do: baken je primaire processen goed af, maar verlies de secundaire processen niet uit het oog.

 

   

 

 

3. Leiderschap (groene bouwsteen)

Een brede definitie van ‘leiderschap’ gaat niet enkel over leiderschapsfuncties maar ook over leiderschapsrollen:

  • In traditionele, lijngerichte organisaties heerst het principe van ‘command and control’, waardoor dit onderscheid nauwelijks opvalt. Leiderschapsfuncties en -rollen worden er door dezelfde personen ingevuld.
  • In een wendbare arbeidsorganisatie wordt van medewerkers verwacht dat ze zelfstandig eigenaarschap opnemen, waarbij iedereen in staat moet kunnen zijn om leiding te nemenen/of leiding te aanvaarden, afhankelijk van wie op welk moment het meest geschikt is om een taak uit te voeren.

To do: bouw een cultuur van zelfstandig eigenaarschap. Dit is een proces van vertrouwen opbouwen en onderhouden.

 

 

4. Macrostructuur (blauwe bouwsteen)

De macrostructuur verdeelt taken en verantwoordelijkheden over afdelingen en teams. Zo’n macrostructuur bevat alle horizontale en verticale afdelingen van een organisatie:

  • In horizontale zin geeft de macrostructuur weer het primaire proces aangepakt wordt
  • In verticale zin omschrijft de macrostructuur de verschillende ondersteunende en aansturende lijnen

To do: teken een macrostructuur uit die je horizontaal én verticaal invult. Zo’n duidelijke taakverdeling voorkomt een onvolledig organigram

 

    

 

 

5. Teams (groene bouwsteen)

Teams verbinden de voorgaande bouwstenen. Ze garanderen steun van bekwame en hulpvaardige collega’s bij het verwezenlijken van doelen, bieden kansen om je talenten te ontwikkelen en geven een veilig kader om feedback te geven/krijgen. Goede teams respecteren afspraken zonder veel procedures of bureaucratie, door omgangsvormen en -normen te creëren die resultaatgericht samenwerken mogelijk maken.

To do: bepaal de gedeelde doelen en omgangsnormen binnen jouw team, zodat er een gemeenschappelijke identiteit ontstaat

 

    

 

6. Microstructuur (blauwe bouwsteen)

Waar er bij de bouwsteen ‘teams’ veel nadruk gelegd wordt op het menselijke en relationele aspect van teamwerk, gaat het bij het inrichten van de microstructuur om de taakgerelateerde, functionele elementen die een team nodig heeft om zijn doelstellingen te volbrengen.

To do: verdeel de taken, rollen, relaties en verantwoordelijkheden en geef invulling aan het werk van elk individueel teamlid

 

     


 

 

7. Individu (groene bouwsteen)

Een onderschatte maar zeer bepalende invloed op individuele medewerkers is het afbakenen van de jobinhoud. Je jobinhoud is de cluster van taken en verantwoordelijkheden die je als individu hoort te kunnen beheersen. Dit heeft een grote impact op mentale en fysieke stress, motivatie en betrokkenheid van medewerkers.

To do: bepaal in onderling overleg de jobinhoud van alle medewerkers, zodat iedereen weet van hem verwacht wordt op vlak van vaardigheden en gedrag

 

    

 

 

8. Systemen (blauwe bouwsteen)

‘Systemen’ zijn alle middelen, technologieën en methodieken die medewerkers gebruiken om hun job uit te oefenen. Een eenvoudige manier om te bepalen wat systemen zijn, is te kijken naar een organisatie wanneer geen enkele medewerker aanwezig is. Al wat overblijft zijn ‘systemen’: technologieën, hulpmiddelen, productielijnen, computers, robotica, checklisten, planningsborden,…

To do: evalueer of je ‘systemen’ je collega’s optimaal ondersteunen in het uitoefenen van hun job

 

     


 

 

> Vind meer informatie over de bouwstenen op de website van Flanders Synergy